이메일에 안 들어가는 PDF 용량 줄이기

PDF가 큰 이유부터 알아보세요

PDF 용량은 대부분 안에 든 이미지에서 나옵니다. 보고서나 스프레드시트를 PDF로 저장한 파일은 글자와 선이 중심이라 가벼운 편이지만, 종이를 스캔했거나 휴대폰 사진을 모아 만든 PDF는 큰 이미지 묶음이어서 몇십 MB가 되기도 합니다.

이 차이를 알면 방법을 고르기 쉽습니다. 글자 중심의 파일은 구조만 정리해도 되지만, 사진 중심의 파일은 이미지를 다시 그려야 눈에 띄게 줄어듭니다.

예를 들어 사진 열 장으로 만든 PDF가 40MB라면 사진 한 장이 4MB쯤 되는 셈입니다. 이런 파일은 구조를 정리하는 것만으로는 한도 아래로 내려가기 어렵습니다.

메일로 보내기 어려운 크기라면 링크로 공유하는 서비스를 쓸 수도 있지만, 받는 쪽이 열 수 있는지 확인이 필요합니다. 첨부로 해결할 수 있다면 용량을 줄이는 쪽이 가장 단순합니다.

‘기본’과 ‘강하게’, 무엇이 다른가요

‘기본’은 파일 구조를 다시 정리하고 쓰지 않는 자원을 덜어 내는 방식입니다. 글자와 이미지를 다시 만들지 않으므로 선명함과 검색 기능이 그대로이지만, 이미 촘촘한 파일은 줄어드는 폭이 작을 수 있습니다.

‘강하게’는 각 페이지를 낮은 해상도의 그림으로 다시 그려 새 PDF를 만듭니다. 스캔본이나 사진이 많은 파일에서 가장 크게 줄지만, 그 뒤로는 페이지의 글자를 선택하거나 검색하거나 복사할 수 없습니다.

처음에는 ‘기본’을 눌러 보고 결과가 부족하면 ‘강하게’로 넘어가는 순서가 손해가 적습니다. 두 방법의 결과가 다른 줄로 남지 않으니 숫자를 기억해 두고 비교하세요.

따라 하기: 줄이고 확인하기

‘파일 선택’으로 PDF를 하나 이상 넣고, 압축 방법을 고른 뒤 ‘PDF 용량 줄이기’를 누르세요. 줄마다 원래 용량과 줄어든 용량, 줄어든 비율이 나옵니다. 파일이 하나면 ‘다운로드’, 여러 개면 ‘모두 다운로드 (ZIP)’를 누르면 됩니다.

결과가 아직 크다면 ‘강하게’로 바꿔 다시 누르세요. 압축은 언제나 원본 파일에서 다시 출발하므로 이전 시도가 화질을 깎지 않습니다. 파일마다 따로 받을 수도 있습니다.

압축 전후의 용량 차이를 비교할 때는 주관적인 느낌보다 줄마다 표시되는 숫자를 기준으로 하세요. 용량이 절반 아래로 내려가도 화질이 눈에 띄게 달라지지 않는 파일이 있고, 반대로 조금만 줄어도 글씨가 흐려지는 파일이 있습니다.

• PDF 추가, 필요하면 ‘파일 더 추가’
• 문서는 ‘기본’, 스캔·사진은 ‘강하게’
• ‘PDF 용량 줄이기’로 용량 비교
• ‘다운로드’ 또는 ‘모두 다운로드 (ZIP)’

어느 파일에 어느 방법이 맞을까

문서 작성 프로그램에서 저장한 계약서나 보고서는 ‘기본’을 먼저 쓰세요. 글자가 선명하게 남고 검색도 되기 때문입니다. 결과가 한도 안에 들어오면 거기서 끝내도 됩니다.

스캔한 서류나 사진으로 만든 PDF는 ‘기본’으로는 거의 줄지 않는 경우가 많으니 처음부터 ‘강하게’를 쓰는 편이 빠릅니다. 그 대신 작은 글자와 가는 선이 흐려질 수 있어 확인 단계가 중요합니다.

문서가 여러 개일 때는 한 번에 처리하면 편하지만, 한도가 서로 다르다면 파일마다 결과 용량을 살펴보고 필요한 것만 ‘강하게’로 다시 하세요.

‘강하게’를 쓰기 전에 알아둘 점

‘강하게’는 페이지를 화면에서 읽기에 무난한 정도의 해상도로 다시 그립니다. 인쇄해서 쓸 서류나 작은 글씨가 많은 도면에는 어울리지 않을 수 있습니다. 보내기 전에 한두 페이지를 열어 읽어 보세요.

페이지가 그림이 되므로 링크, 양식 입력 칸, 북마크, 글자 층이 사라집니다. 다시 검색 가능한 글자가 필요하면 결과 파일을 PDF 텍스트 추출로 처리하세요. 원본은 따로 보관해 두는 것이 안전합니다.

목표 용량이 있을 때

‘1MB 이하’처럼 용량을 정해서 맞추는 기능은 없습니다. 방법을 고르고 결과의 용량을 보고 판단하는 방식입니다. 한도가 빠듯하면 ‘강하게’로 먼저 시도하세요.

그래도 넘으면 PDF 나누기로 파일을 짧게 쪼개 여러 번에 나눠 보내는 방법이 있습니다. 서로 다른 도구의 순서는 압축을 먼저 하고, 서명이 필요하면 압축한 뒤에 하세요.

한도가 간신히 넘는 정도라면 불필요한 페이지를 먼저 빼는 방법도 있습니다. 표지나 빈 페이지, 중복된 사본이 섞여 있는지 살펴보세요. 페이지 수가 줄면 방법을 바꾸지 않고도 한도 안에 들어올 때가 많습니다.

서명이 들어간 파일은 순서가 중요합니다

인증서 기반 전자서명이 들어 있는 PDF를 압축하면 파일을 다시 쓰는 과정에서 서명이 더 이상 유효하지 않게 됩니다. 이미 서명이 끝난 파일은 압축하지 말고 압축한 뒤에 서명하는 순서를 지키세요.

그림으로 올린 서명은 일반 이미지처럼 압축되어 크기만 달라질 수 있으니, 보내기 전에 선명한지 확인하면 됩니다.

메일 서비스마다 첨부 한도가 다르고 받는 쪽의 한도가 더 작을 수도 있습니다. 보내기 전에 상대의 한도를 확인해 두면 반송을 피할 수 있습니다.

파일은 어디로 가나요

압축은 브라우저 안에서 이루어지고 PDF는 기기를 떠나지 않습니다. 가입이나 워터마크도 없습니다. 압축하면 내려받을 새 파일이 만들어지고 원본은 그대로 남지만, 이름이 같을 수 있으니 폴더를 나누거나 이름을 바꾸어 두세요.

보내기 직전에 확인할 것

압축한 파일을 열어 첫 페이지와 마지막 페이지, 그리고 작은 글씨가 있는 페이지를 읽어 보세요. 눈으로 읽을 수 있다면 대부분의 경우 받는 쪽에서도 문제없이 읽을 수 있습니다.

파일 이름에 압축 여부가 드러나도록 해 두면 나중에 원본과 섞이지 않습니다. 메일을 보낸 뒤에는 첨부가 제대로 붙었는지 보낸 편지함에서 한 번 열어 보면 안심할 수 있습니다.