PDF에 서명하기: 출력·스캔 없이 끝내는 순서

먼저 상대가 원하는 서명이 무엇인지 확인하세요

같은 ‘서명해 주세요’라도 요구는 둘로 갈립니다. 하나는 종이에 서명한 것과 같은 모양이면 충분한 경우입니다. 임대차 계약서 사본, 학교 동의서, 물품 인수증, 확정된 견적서 같은 서류가 여기에 해당합니다. 다른 하나는 지정된 전자서명 서비스나 인증서를 요구하는 경우입니다.

이 글의 방법은 앞쪽에만 맞습니다. 메일이나 안내문에 서명 서비스 이름, 인증서, ‘전자서명’ 같은 말이 있다면 그쪽 방식을 따르세요. 확신이 없으면 서명 그림을 올려도 되는지 담당자에게 한 줄로 물어보는 편이 나중에 다시 하는 것보다 빠릅니다.

서명 방법 셋, 어떤 상황에 맞을까

‘그리기’는 마우스나 트랙패드, 손가락으로 안내선 위에 직접 쓰는 방식입니다. 자필 느낌이 가장 잘 나지만 마우스로는 선이 떨릴 수 있어서, 터치 화면이나 트랙패드에서 쓰는 쪽이 낫습니다. ‘이름 입력’은 이름을 40자까지 쓰면 ‘필기체’, ‘명조’, ‘고딕’ 글꼴로 바꿔 줍니다. 가장 빠르고 모양이 일정하지만 손으로 쓴 서명과는 다르게 보입니다.

‘사진’은 종이에 평소처럼 서명하고 찍은 사진을 가져오는 방식입니다. 이미 은행이나 관공서에 등록된 서명과 비슷한 모양을 내야 할 때 가장 가깝습니다. 대신 사진 품질에 따라 결과가 달라지므로 다음 절의 요령이 필요합니다. 어느 방법이든 잉크색은 검정과 파랑 중에서 고릅니다.

처음 쓰는 경우라면 ‘이름 입력’으로 시작해 보세요. 결과를 바로 볼 수 있고 마음에 들지 않으면 글꼴만 바꿔 다시 넣으면 됩니다. 손으로 쓴 느낌이 꼭 필요한 서류에만 ‘그리기’나 ‘사진’을 쓰면 시간을 아낄 수 있습니다.

따라 하기: 열기부터 저장까지

‘파일 선택’을 누르거나 PDF를 화면으로 끌어다 놓으면 페이지가 불러와지고, 곧바로 ‘서명 만들기’ 창이 열립니다. 위쪽 탭에서 ‘그리기’, ‘이름 입력’, ‘사진’ 중 하나를 고르고 서명을 만든 뒤 ‘서명 넣기’를 누르세요. 서명은 지금 화면에 보이는 페이지에 올라갑니다.

그다음 서명을 서명란으로 끌어 옮기고 모서리 점으로 크기를 맞춥니다. 끝나면 ‘PDF 저장’을 누르고 ‘다운로드’를 누르세요. 저장된 파일은 원래 이름 뒤에 -signed가 붙습니다. 원본은 바뀌지 않으므로 틀렸다면 처음부터 다시 열면 됩니다.

• 파일 열기: ‘파일 선택’ 또는 끌어다 놓기
• 서명 만들기: 탭 선택 후 ‘서명 넣기’
• 위치와 크기 맞추기: 끌어서 옮기고 모서리 점으로 조절
• ‘PDF 저장’ 다음 ‘다운로드’

종이 서명 사진을 깨끗하게 가져오는 요령

사진 방식에서 흔한 실패는 서명 주변에 회색 그림자나 종이 결이 같이 들어오는 것입니다. 무늬 없는 흰 종이에 진한 펜으로 서명하고, 종이가 화면을 가득 채우도록 가까이서 찍으세요. 창가의 고른 빛이 좋고, 손이나 휴대폰의 그림자가 종이에 걸리지 않게 하세요.

‘흰 종이 배경 지우기’를 체크해 두면 사진의 밝은 종이색이 투명해지고 잉크만 고른 색으로 남아 페이지 위에 흰 상자가 얹히지 않습니다. 다만 종이보다 어두운 것은 모두 잉크로 취급하므로, 그림자가 짙게 남은 사진은 다시 찍는 편이 빠릅니다. 사진은 ‘서명 사진 고르기’로 불러옵니다.

위치·크기·날짜를 서류에 맞게 다듬기

서명은 움직일 수 있는 그림으로 들어오므로 서명란의 선에 닿거나 살짝 겹치게 놓으면 자연스럽습니다. 크기는 모서리 점으로 조절하고 가로세로 비율은 고정됩니다. 너무 크면 위아래 글을 가리고, 너무 작으면 알아보기 어렵습니다. 옆 칸의 글자 높이와 비슷하게 맞추면 무난합니다.

여러 곳에 서명해야 하는 서류라면 도구 모음의 ‘서명’으로 서명을 더 넣고, 다른 페이지에서도 같은 방식으로 올리면 됩니다. 날짜나 인쇄체 이름은 ‘글자 넣기’로 적고, 이니셜이나 체크 표시는 ‘펜’으로, 선택지에 동그라미를 칠 때는 ‘도형’을 쓰세요.

보내기 전에 저장한 파일 점검하기

내려받은 파일을 새로 열어 서명이 서명란에 자리 잡았는지, 다른 페이지의 서명이 빠지지 않았는지 확인하세요. 휴대폰 화면에서 보고 보내면 겹침이나 잘림을 놓치기 쉬우니 가능하면 큰 화면에서 원래 크기로 보세요.

파일 이름에 붙은 -signed는 그대로 두어도 되지만, 상대방이 정한 파일명 규칙이 있다면 보내기 전에 이름을 바꾸세요. 원본과 서명본이 같은 폴더에서 헷갈리지 않도록 구분해 두는 것도 좋습니다.

받는 쪽이 여러 부를 요구하는 경우도 있으니, 최종본을 한 번 열어 본 뒤에 같은 파일을 복사해 보내는 편이 안전합니다. 서명을 넣은 뒤 내용이 바뀌면 처음부터 다시 서명해야 할 수 있습니다.

이 서명이 하지 못하는 일과 개인정보

여기서 올리는 것은 서명을 찍은 그림입니다. 인증서나 시각 기록, 이후에 문서가 바뀌었는지 보여 주는 봉인이 들어가지 않고, 파일을 가진 사람은 서명 그림을 복사할 수 있습니다. 그래서 서명 서비스나 인증서를 요구받은 서류에는 쓰지 마세요. 법적 효력이 문제 되는 문서라면 상대방과 전문가에게 확인하세요.

파일은 브라우저 안에서 처리되어 업로드되지 않고, 서명 자체도 저장되거나 전송되지 않아 탭을 닫으면 사라집니다. 다만 다른 도구에서 같은 파일을 열 수 있도록 선택한 PDF의 사본이 브라우저 저장소에 최대 2시간 보관되며, 이 사본은 내 기기 안에만 있습니다.

서명 전에 챙길 것 한눈에 보기

서명하기 전에 문서를 끝까지 읽고, 날짜와 이름이 맞는지 확인하세요. 서명을 넣은 뒤에는 본문을 고치지 않는 것이 원칙입니다. 서명 위치가 여러 곳이면 어디에 해야 하는지 표시된 곳을 먼저 모두 찾아 두면 빠뜨리는 일이 줄어듭니다.

보내는 방법도 정해 두세요. 메일에 첨부할지, 제출 사이트에 올릴지에 따라 파일 이름과 용량 한도가 다릅니다. 용량이 크다면 서명 전에 PDF 용량 줄이기를 먼저 거치는 순서가 안전합니다.