PDF verkleinern, bis es in die E-Mail passt

Erst klären, warum das PDF so groß ist

Bevor Sie ein PDF verkleinern, lohnt ein kurzer Blick auf die Ursache. Meistens steckt eines von zwei Dingen dahinter: große Bilder auf den Seiten, etwa Scans oder Fotos, oder Ballast in der Datei, den keine Seite braucht. Das Erste lässt sich stark verringern, wenn die Bilder kleiner werden. Das Zweite ist wenig und schnell bereinigt.

Ein Bericht, der direkt aus einem Textprogramm gespeichert wurde, besteht überwiegend aus Text, und der wiegt kaum etwas. Da ist wenig zu holen. Ein Vertrag, der im Büro gescannt wurde, eine Handvoll Handyfotos als PDF oder exportierte Folien tragen dagegen auf jeder Seite ein großes Bild. Solche Dateien schrumpfen oft deutlich. Wer das vorher weiß, wundert sich über das Ergebnis weniger.

Einfach oder Stark: Welche Stufe passt zu welcher Datei

Das Werkzeug kennt zwei Stufen. „Einfach“ ordnet die Struktur der Datei neu, komprimiert die Daten mit der höchsten verlustfreien Einstellung und entfernt Ressourcen, die keine Seite nutzt. Text und Bilder bleiben unangetastet, das Dokument sieht gleich aus und bleibt durchsuchbar. Dafür fällt die Ersparnis manchmal gering aus.

„Stark“ zeichnet jede Seite als JPEG mit etwa 144 DPI und Qualität 62 neu, an der langen Seite höchstens 2.000 Pixel, und baut daraus ein neues PDF mit gleichen Seitengrößen. Scans und bildlastige Dateien werden dadurch deutlich kleiner. Der Preis: Jede Seite ist danach ein Bild, Text lässt sich nicht mehr markieren, durchsuchen oder kopieren.

Als Faustregel gilt: Brauchen Sie den Text später noch, beginnen Sie mit „Einfach“. Ist die Datei ohnehin ein Scan, bei dem die Schrift nur ein Bild ist, oder ist die Grenze knapp, nehmen Sie gleich „Stark“.

So können Sie ein PDF verkleinern, Schritt für Schritt

Die Namen entsprechen den Schaltflächen auf der Seite. Sie müssen nichts installieren und kein Konto anlegen.

• Klicken Sie auf „Dateien auswählen“ und wählen Sie das PDF aus. Eine vergessene Datei holt „Weitere hinzufügen“ in dieselbe Liste, mit „Alles entfernen“ beginnen Sie von vorn.
• Stellen Sie bei „Komprimierung“ die Stufe ein: „Einfach“ für ein Dokument, das hauptsächlich aus Text besteht, „Stark“ für einen Scan oder eine Datei aus Fotos.
• Klicken Sie auf „PDF verkleinern“. Jede Datei erhält eine Zeile mit Ausgangsgröße, neuer Größe und der gesparten Prozentzahl.
• Eine einzelne Datei speichern Sie mit „Herunterladen“, mehrere mit „Alle herunterladen (ZIP)“. Das Symbol in der Zeile lädt nur diese eine Datei.
• Liegt das Ergebnis noch über Ihrer Grenze, wechseln Sie zu „Stark“ und klicken erneut auf „PDF verkleinern“. Jeder Durchgang startet beim Original, ein früherer Versuch mindert die Qualität des nächsten also nicht.

E-Mail-Anhang und Upload-Formular: Welche Größe anpeilen

Wie groß ein Anhang sein darf, unterscheidet sich je nach Mailanbieter, und Schulen, Ämter oder Bewerbungsportale legen oft eigene Grenzen fest. Lesen Sie die Hinweise des Empfängers und nehmen Sie diesen Wert als Ziel. Auf eine genaue Größe wie 1 MB lässt sich das Werkzeug nicht einstellen. Es zeigt, was jede der beiden Stufen ergeben hat, und Sie entscheiden, ob es reicht.

Ein Beispiel: Sie haben zehn Fotos von Belegen zu einem PDF zusammengefasst und wollen es für die Abrechnung senden. „Einfach“ ändert womöglich fast nichts, weil Fotos bereits komprimiert sind. Wechseln Sie zu „Stark“ und klicken erneut: Die neue Größe in der Zeile zeigt sofort, ob die Datei unter der Grenze liegt.

Umgekehrt gewinnt ein schon kleiner Textbericht mit zehn Seiten durch „Stark“ kaum etwas und verliert seinen markierbaren Text. Bei solchen Dateien hilft es meist mehr, überflüssige Seiten wegzulassen.

Was an Qualität verloren geht und was bleibt

„Einfach“ kostet nichts, was man sähe, denn der Inhalt wird nicht neu kodiert. Entfernt wird nur Ungenutztes, am Bildschirm wie auf Papier sollte kein Unterschied auffallen.

„Stark“ ist ein echter Kompromiss. Bei 144 DPI liest sich eine Seite am Bildschirm angenehm, doch Kleingedrucktes, dünne Linien in einer Zeichnung oder ein vergrößerter Ausschnitt wirken weicher. Der Text ist nicht mehr markierbar, und eine versteckte Textebene aus einer früheren Texterkennung entfällt ebenfalls.

Heben Sie das Original sicher auf. Das Werkzeug verändert Ihr PDF nie, es erzeugt eine Kopie zum Herunterladen. Die Kopie trägt denselben Namen, speichern Sie sie daher in einem anderen Ordner oder hängen Sie ein Wort wie „klein“ an, damit Sie beide nicht verwechseln.

Wenn das PDF nicht kleiner werden will

Hat „Einfach“ kaum etwas bewirkt, besteht die Datei vermutlich großteils aus Bildern, die schon komprimiert sind. Probieren Sie „Stark“. Meldet eine Zeile auch dann, das Original sei behalten worden, wäre die neue Datei größer geworden, deshalb ließ das Werkzeug sie unverändert. Das zeigt zugleich, dass die Datei bereits schlank war.

Immer noch zu groß? Verschicken Sie das Dokument in zwei Teilen, denn jede Hälfte passt oft unter die Grenze. Auch das Entfernen nicht benötigter Seiten hilft. Ein passwortgeschütztes PDF kann scheitern, die übrigen Dateien im selben Durchgang laufen aber weiter.

Ein letzter Blick vor dem Versand

Die Dateien werden in Ihrem Browser bearbeitet und nicht hochgeladen. Das Werkzeug ist kostenlos, ohne Anmeldung und ohne Wasserzeichen. Bei Verträgen oder Ausweiskopien ist das beruhigend.

Öffnen Sie das Ergebnis trotzdem vor dem Senden. Prüfen Sie die erste und die letzte Seite sowie Seiten mit Tabellen oder Stempeln. Haben Sie mehrere Dateien auf einmal bearbeitet, bedenken Sie, dass die Namen in der ZIP-Datei denen Ihrer Originale entsprechen.