PDF bearbeiten kostenlos: Was geht und was nicht

Warum ein PDF anders reagiert als ein Textdokument

Ein PDF ist eine fertig gesetzte Seite, ähnlich einem Ausdruck, der zufällig auf dem Bildschirm liegt. Jeder Buchstabe sitzt an einer festen Stelle. Es gibt keinen fließenden Absatz, der sich beim Tippen neu umbricht. Deshalb arbeitet jeder kostenlose PDF-Editor mit einem Trick: Er deckt den alten Text ab und zeichnet den neuen darüber.

Für kleine Korrekturen genügt das völlig. Ein falsches Datum auf einem Angebot, das Sie selbst erstellt haben, ein Preis in einer Liste oder eine Hausnummer auf einem Flyer sind in Sekunden erledigt. Schwierig wird es erst, wenn eine ganze Seite neu aufgebaut werden soll, denn nichts rutscht automatisch nach.

PDF online bearbeiten: Das alles ist möglich

Neben dem Umschreiben einer Zeile können Sie Dinge hinzufügen. Eine neue Textzeile lässt sich normal oder fett setzen, eine Notiz erscheint auf einer blassgelben Fläche, und beim Markieren bleibt der Text darunter lesbar.

Sie können mit Maus oder Finger frei zeichnen, Rechtecke, Kreise, Linien und Pfeile einfügen und ein Logo oder einen Stempel als PNG, JPEG, WebP oder GIF platzieren. Eine Unterschrift lässt sich zeichnen, tippen oder fotografieren und dann an die richtige Stelle schieben. Alles können Sie vor dem Speichern verschieben, in der Größe ändern, zurücknehmen oder löschen.

PDF bearbeiten kostenlos: So gehen Sie Schritt für Schritt vor

Die Schaltflächen heißen hier genau so wie im Werkzeug, Sie müssen also nicht raten.

• Öffnen Sie die Datei mit „Datei auswählen“ oder ziehen Sie das PDF auf die Seite. Die Seiten erscheinen untereinander unter der Werkzeugleiste.
• Um vorhandene Wörter zu ändern, wählen Sie „Text ändern“ und klicken auf den Absatz. Es öffnet sich ein Feld in gleicher Größe und Farbe; tippen Sie, dann klicken Sie daneben.
• Für Neues wählen Sie „Text einfügen“, „Notiz“, „Markieren“, „Stift“, „Formen“ oder „Bild einfügen“ und klicken oder ziehen auf der Seite.
• Mit „Abdecken“ legen Sie eine Fläche über eine Stelle; mit „Auswählen“ verschieben Sie Felder und Bilder oder ziehen sie an den Eckpunkten größer.
• Fehler korrigieren Sie mit „Rückgängig“ und „Wiederholen“, ein markiertes Element entfernt „Löschen“.
• Klicken Sie zuletzt auf „PDF speichern“ und dann auf „Herunterladen“. Die Kopie trägt Ihren Dateinamen plus -edited, das Original bleibt unverändert.

Text in PDF ändern, ohne das Layout zu stören

Wenn Sie Text in PDF ändern, halten Sie den neuen Wortlaut möglichst nah an der alten Länge. Das Feld öffnet sich in gleicher Größe und Farbe und wirkt deshalb unauffällig. Ein doppelt so langer Satz dagegen drängt in die nächste Zeile, weil nichts Platz macht. Kürzen Sie ihn oder teilen Sie ihn auf.

Überschriften und Tabellenzellen sind eigene Blöcke, Sie ändern also eine Zelle, ohne die Nachbarn anzutasten. Machen Sie die erste Korrektur als Test, zoomen Sie hinein und vergleichen Sie sie mit der Zeile darüber. Sieht es abweichend aus, nehmen Sie sie zurück und passen sie an, bevor Sie zwanzig weitere Stellen ändern.

Abdecken ist nicht dasselbe wie Löschen

Das ist die wichtigste Falle. Wenn Sie ein Wort überdecken, steckt das alte Wort weiterhin in der Datei. Wer Text von der Seite kopiert oder sie durchsucht, kann auf das Verdeckte stoßen. Bei einem Tippfehler spielt das keine Rolle.

Bei einer Kontonummer, einer Adresse oder einer Gesundheitsangabe schon. Nutzen Sie dafür das Werkzeug PDF schwärzen, das die markierten Seiten in flache Bilder verwandelt, sodass der verborgene Text wirklich verschwindet. Schwärzen Sie am Schluss und prüfen Sie danach, ob sich noch Text markieren lässt.

Wann Sie besser die Originaldatei überarbeiten

Haben Sie die Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei noch, aus der das PDF entstand, ändern Sie dort und exportieren neu. Dann bricht der Text wirklich um, Seitenzahlen laufen mit, Tabellen passen sich an. Ein kostenloser PDF-Editor ist die richtige Wahl, wenn das Original fehlt, einem anderen gehört oder nur eine einzige Zeile zu korrigieren ist.

Als Faustregel gilt: Mehr als ein paar Zeilen pro Seite oder jede Änderung am Aufbau sprechen für die Quelle. Ein Datum, ein Betrag, ein Name, ein Stempel oder eine Unterschrift lassen sich direkt im PDF erledigen.

Grenzen, die Sie vorab kennen sollten

Senkrechter oder schräger Text lässt sich nicht an Ort und Stelle umschreiben, und eine passwortgeschützte Datei muss zuerst durch PDF entsperren. Verbergen die Schriften ihre Buchstaben, liest der Editor die Zeile per Texterkennung vom Seitenbild und kennzeichnet sie. Diese Zeilen sollten Sie selbst prüfen.

Ihre Änderungen bleiben bis zum Speichern nur auf der offenen Seite, ein geschlossener Tab verwirft sie. Die Datei wird in Ihrem Browser verarbeitet und nicht hochgeladen, es gibt keine Anmeldung, kein Wasserzeichen und keine Kosten. Sehr große Dateien hängen von Ihrem Gerät ab; ein Handy braucht dann mehr Geduld als ein Computer.